INTRODUCTION ET PRINCIPES GÉNÉRAUX

Pourquoi introduisons-nous un code d’éthique dans notre entreprise ?

• pour vous aider à comprendre nos valeurs ;
• pour vous présenter les principes et les normes de comportement qui guident nos activités quotidiennes, nos relations avec le personnel et la communauté ;
• pour l’utiliser quotidiennement dans le cadre du travail et promouvoir activement les principes établis.

Pour élaborer ce code, nous nous sommes appuyés sur les valeurs qui constituent les principes directeurs de notre organisation. C’est grâce à elles que nous pouvons agir avec intégrité et responsabilité.

Nos valeurs et notre objectif

Dans nos relations internes et externes avec les parties prenantes, nous nous engageons à respecter des valeurs universelles qui promeuvent :

• l’honnêteté, la diligence et la conscience dans l’exécution des tâches assignées ;
• la recherche de la qualité et de l’innovation dans le travail individuel ;
• la coopération ouverte pour le bien commun ;
• l’établissement et le maintien de la confiance entre les associés et les partenaires commerciaux, ainsi que le respect, la compréhension et l’assistance, indépendamment de la position ou des divergences d’opinion.

Nous dialoguons avec ceux qui nous entourent pour améliorer nos activités et promouvoir un comportement équitable et crédible à l’égard de tous les employés. Chacun d’entre nous est responsable envers les autres employés ainsi qu’envers les clients, les fournisseurs et les sous-traitants du respect des normes établies.

Nos principes reflètent les valeurs éthiques que nous défendons. Ils présentent un modèle de comportement à l’égard des autres employés, des supérieurs, des clients, des partenaires et des communautés locales, tant dans les affaires que dans les relations liées aux affaires.

Le code d’éthique est un ensemble de principes destinés à l’ensemble de nos employés et indiquant comment se comporter de manière responsable vis-à-vis de groupes de parties prenantes spécifiques : consommateurs, actionnaires, fournisseurs, clients et concurrents, ainsi que vis-à-vis de l’environnement et des communautés des pays dans lesquels nous opérons.

Champ d’application du Code d’éthique

Le Code d’éthique s’applique aux :

• les associés, les dirigeants ;
• tous les employés ;
• les entités qui fournissent des services à notre société en vertu d’un contrat de mandat ou d’un autre accord.

Le code s’applique à toutes les activités de notre organisation.

Les parties prenantes tierces, telles que les consultants, les entrepreneurs, les fournisseurs, les agents ou autres représentants engagés pour travailler avec notre organisation, sont également tenues de se conformer au code d’éthique.

Une partie très importante de notre code d’éthique comprend les règles relatives à l’acceptation de cadeaux (dans le cadre de notre politique de lutte contre la corruption).

Dispositions légales

Le code n’exclut ni ne limite l’application d’autres règlements internes en vigueur dans notre organisation, ainsi que les dispositions de la loi. Tous les employés et autres personnes tenus d’adhérer au Code doivent se conformer aux dispositions de la loi.

Responsabilités du personnel d’encadrement

Le personnel d’encadrement, c’est-à-dire les actionnaires et tous les cadres de l’organisation, joue un rôle important dans notre société. Ils ont un impact sur la formation des comportements dans leur environnement, la construction et le maintien d’un environnement de travail, les relations avec les clients et la promotion des principes et des valeurs.

Chaque cadre doit :

• promouvoir un comportement conforme aux valeurs et aux principes énoncés dans notre Code ;
• respecter les dispositions du Code et donner ainsi le bon exemple aux autres employés ;
• discuter avec les employés afin d’identifier les problèmes ou les situations susceptibles d’affecter négativement les performances, les relations au sein de notre entreprise et les relations avec notre entourage ;
• être attentif à la nécessité de respecter les règles et réglementations en matière de santé et de sécurité au travail et réagir à toute information sur les risques potentiels et les infractions en matière de santé et de sécurité au travail ;
• réagir à toute information concernant des menaces ou des violations de la confidentialité des informations qui constituent des secrets et des données personnelles de l’entreprise et de ses partenaires commerciaux ;
• attirer l’attention sur la nécessité de signaler les questions et les problèmes liés à l’application du code d’éthique ;
• réagir à toute information indiquant l’apparition ou la possibilité d’apparition d’un comportement ou d’événements non conformes aux dispositions de notre code ou de la loi, et signaler ces informations sans délai aux actionnaires.

Responsabilités des employés

Tous les employés doivent se familiariser avec notre Code et s’y conformer.

En raison de la nature et des objectifs de notre Code, chaque employé doit :

• respecter les dispositions du Code et donner ainsi le bon exemple aux autres employés ;
• promouvoir un comportement conforme aux valeurs et principes énoncés dans le Code ;
• zêtre conscient de la nécessité de respecter les règles et réglementations en matière de santé et de sécurité au travail et de réagir à toute information sur les risques potentiels, les violations de la santé et de la sécurité au travail et les menaces ou violations de la confidentialité des secrets et des données personnelles de notre entreprise ;
• protéger les données confidentielles et les secrets ;
• protéger les données personnelles et respecter les réglementations en matière de traitement des données ;
• signaler les informations indiquant la survenue ou la survenue possible d’un comportement ou d’un événement incompatibles avec les dispositions du Code.

Poser des questions et faire part de ses préoccupations

Il est compréhensible que l’évaluation d’une situation ou la prise d’une décision particulière suscite des doutes. Dans ce cas, il convient de se poser quelques questions :

• Est-ce que je connais tous les faits et toutes les informations nécessaires pour prendre cette décision ?
• Cette action est-elle conforme à la loi ?
• Cette action est-elle conforme aux dispositions du Code ?
• Que penserait un collègue ou un supérieur et quel comportement attendrait-il de moi ?
• Si ma décision est rendue publique, puis-je l’expliquer honnêtement ?
• Comment ma décision affectera-t-elle l’entreprise, les employés, les clients et les personnes qui m’entourent ?
• La décision peut-elle comporter des risques pour l’entreprise ?

Dans les situations difficiles ou ambiguës, l’employé peut toujours demander de l’aide à son supérieur ou à son associé.

Signalement des infractions

Possibilité de signaler les infractions à des supérieurs ou à d’autres personnes au sein de l’entreprise.

Tout employé disposant d’informations sur la survenance ou la possibilité de survenance de comportements ou d’événements contraires aux dispositions du code peut en informer son supérieur.

Il peut le faire par courrier électronique ou par l’intermédiaire d’une boîte située au siège de notre organisation.

Outre la possibilité de signaler des faits à des personnes spécifiques, il est également possible de signaler des informations sur la survenance ou la possibilité de survenance de comportements ou d’événements contraires aux dispositions du Code à l’adresse électronique suivante : naruszenia@orplast.pl En outre, il existe une boîte située au siège de notre société à Gdańsk où vous pouvez laisser vos rapports sur papier. Les deux systèmes garantissent la protection et la confidentialité de la personne notifiante. La boîte est vidée une fois par semaine, le vendredi, par l’un des employés du département des ressources humaines. Nous lisons et analysons ensuite le message. Si les coordonnées de l’expéditeur sont fournies, nous répondons dans les deux semaines suivant l’ouverture de la boîte. Veuillez noter qu’il peut être difficile de traiter le rapport en l’absence de preuves ou d’informations détaillées à ce sujet.

DANS LES RELATIONS D’AFFAIRES

Intégrité et prévention des conflits d’intérêts

Nous nous engageons à faire preuve d’intégrité dans nos relations commerciales. L’intégrité signifie que les employés n’essaieront pas d’influencer leurs partenaires commerciaux ou de permettre à leurs partenaires de les influencer de manière illégale.

Nous apportons une contribution positive à l’amélioration des normes commerciales en matière d’intégrité, de transparence et de responsabilité dans tous les domaines de nos activités.

Système de lutte contre la corruption et prévention des conflits d’intérêts

Nous ne tolérons ni la corruption ni les pots-de-vin. Nous ne menons pas d’activités communes si cela implique d’enfreindre les lois ou les règles de l’entreprise.

Pour souligner l’importance de l’intégrité, notre entreprise a élaboré et mis en œuvre un système de gestion de la lutte contre la corruption qui comprend les lignes directrices et les mesures énoncées dans la politique de lutte contre la corruption et la procédure relative à l’offre et à l’acceptation de cadeaux d’affaires.

Acceptation et octroi de prestations

PL’acceptation ou la fourniture d’avantages doit toujours être conforme à la loi et aux règles internes. Nous reconnaissons tout type de soutien, même indirect, comme un avantage.

Pour définir les règles régissant les conditions d’acceptation et d’octroi des cadeaux, nous avons élaboré la Procédure d’offre et d’acceptation de cadeaux d’affaires dans l’entreprise. Chaque employé doit suivre cette procédure.

Nous séparons les affaires officielles des affaires privées et évitons les conflits d’intérêts.

Les décisions et les actions commerciales doivent être prises dans le meilleur intérêt de notre entreprise et ne doivent pas être influencées par des intérêts ou des relations personnels. Les relations avec des fournisseurs, des clients, des contractants, des concurrents ou d’autres employés, actuels ou futurs, ne doivent pas influencer des décisions indépendantes et bien établies prises dans l’intérêt de notre organisation.

Concurrence loyale

La concurrence loyale est au cœur de nos activités.

Malgré la concurrence, nous respectons toujours les lois qui s’y rapportent, car notre succès dépend en grande partie de l’offre de produits de haute qualité.

Nous ne tolérons pas les arrangements et les accords sur les prix, la divulgation mutuelle d’informations sur les prix, les violations des réglementations sur les marchés publics, le partage des marchés ou d’autres formes de restrictions déloyales de la concurrence.

Une infraction à la législation antitrust peut causer d’énormes dommages à notre entreprise, tant sur le plan matériel que sur le plan de l’image. Une infraction à la législation antitrust ne se limite pas aux cas où un contrat écrit a été conclu. Il suffit de la déduire du comportement des parties concernées.

Faire preuve de prudence lors de discussions avec des concurrents ou des concurrents potentiels. Refusez de participer à la conversation si cette partie souhaite aborder un sujet qui, selon vous, peut soulever des questions ou des inquiétudes quant au respect du droit des ententes et de la concurrence.

Publicité sur les produits et services

Des produits fonctionnels et de haute qualité sur lesquels vous pouvez compter constituent la base de notre activité. Nous nous efforçons non seulement de répondre aux besoins de nos clients, mais aussi de dépasser leurs attentes en mettant en œuvre des innovations technologiques.

Nous ne devons partager que des informations vérifiées et factuellement correctes sur nos produits et services, ainsi que sur leur qualité, leurs capacités et leur adéquation.

Lorsque nous comparons nos produits et services à ceux de nos concurrents, nous ne devons pas en diminuer la valeur. Nous devons toujours être guidés par des facteurs objectifs et éprouvés.

Conclusion de contrats

Chaque employé doit garder à l’esprit qu’il n’est possible de conclure des contrats au nom de notre entreprise que sur la base de l’autorisation que nous avons donnée et uniquement dans les limites de cette autorisation.

Lors de la conclusion de contrats, tenez toujours compte de la situation juridique actuelle et utilisez les modèles de contrat et les conditions générales de contrat de notre entreprise.

Veillez à inclure des dispositions concernant votre obligation de lire et d’agir conformément aux dispositions de notre code d’éthique lors de la soumission d’une offre ou de la conclusion d’un contrat.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Santé et sécurité au travail

La santé de nos employés est très importante pour nous. Il va sans dire que le respect des règles de sécurité applicables est l’une des priorités de l’entreprise.

Nous ne pouvons tolérer des comportements qui mettent en péril la sécurité de nos employés. C’est pourquoi nous leur fournissons une formation appropriée, les mesures de protection nécessaires et encourageons l’exécution des tâches en toute sécurité. En outre, nous avons également mis en place une procédure de signalement et d’analyse des accidents évités de justesse afin de prévenir les risques.

Pour chaque employé, la mise en œuvre des principes de santé et de sécurité au travail signifie ce qui suit :

• le droit à un lieu de travail sûr ;
• l’obligation d’exécuter les tâches en respectant tous les principes et exigences de la SST, y compris l’utilisation d’équipements de protection individuelle ;
• l’obligation de suivre les instructions et procédures de la SST et d’appliquer les meilleures pratiques dans l’exécution sûre des tâches ;
• l’obligation pour les autres employés, visiteurs et autres personnes de respecter les principes de la SST dans les locaux de notre entreprise ;
• l’obligation de signaler un accident et de fournir de l’aide en cas d’accident ;
• signaler immédiatement les accidents évités de justesse, conformément à la réglementation interne.

Chaque employé peut proposer des idées pour améliorer la sécurité à son supérieur ou aux employés chargés des questions de SST.

Chacun doit réagir aux comportements inacceptables, car le fait de se soutenir mutuellement dans le respect des règles et réglementations en matière de SST renforcera encore le sentiment de sécurité. Il n’y a aucune tolérance pour les comportements inacceptables tels que :

• le fait de ne pas signaler un incident potentiellement dangereux conformément aux procédures internes ;
• le fait de ne pas réagir au non-respect des règles et réglementations en matière de SST par un autre employé ou d’autres personnes, y compris le fait de ne pas signaler ces incidents à un supérieur ;
• le fait de travailler en état d’ébriété, après avoir consommé ou sous l’influence de substances psychotropes, narcotiques ou similaires ;
• le fait de transporter ou d’apporter de l’alcool, des substances narcotiques ou psychotropes, des armes, des munitions, des explosifs, etc. dans les locaux de l’entreprise.

La liste ne couvre pas tous les comportements interdits, mais indique ceux qui sont particulièrement dangereux pour les conditions de travail et les bonnes relations officielles.

Façonner les relations avec les employés

Nous veillons à ce que les conditions de travail soient équitables et nous nous engageons à nous traiter mutuellement avec respect.

Les relations entre les employés doivent être fondées en particulier sur :

• le respect et la confiance mutuels ;
• le respect de la dignité et l’interdiction de la discrimination ;
• la coopération dans la poursuite d’objectifs définis et convenus conjointement ;
• l’efficacité du travail accompli.

L’interdiction de la discrimination est importante dans les relations mutuelles. Nul ne peut être favorisé, discriminé, ignoré ou distingué en raison de sa race, de son origine ethnique, de sa nationalité, de son sexe, de sa religion, de ses croyances, de ses convictions, de ses opinions politiques, de son appartenance à un syndicat, de son handicap, de son âge ou de son identité sexuelle, ou pour toute autre raison objectivement injustifiable.

Protection des données personnelles

La protection des données consiste à sauvegarder les droits à la vie privée des employés en ce qui concerne le traitement des données.

La protection des données revêt une grande importance dans le monde d’aujourd’hui et tous les employés peuvent avoir un impact sur le niveau de sécurité des données. Les employés doivent se conformer aux réglementations en matière de protection des données.

Conservation de la documentation

Les registres de notre entreprise sont correctement tenus et nos états financiers sont clairs et transparents.

Les processus commerciaux sous-jacents sont documentés de manière adéquate, et les informations et les rapports financiers sur les activités commerciales sont préparés de manière complète et correcte.

Droit d’association

Nous respectons la liberté d’association. Nous veillons à ce que nos employés aient le droit de s’organiser au sein de syndicats, d’associations ou d’organisations patronales.

La liberté d’association est le droit de s’associer à d’autres personnes afin de créer des structures qui servent à atteindre des objectifs collectifs communs. Elle comprend notamment le droit de former des syndicats pour protéger les intérêts de leurs membres. La liberté d’association est garantie par de nombreux actes juridiques, notamment la Constitution de la République de Pologne et la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne.

PROTECTION DE L’INFORMATION ET DES DONNÉES

Nous protégeons la propriété intellectuelle de notre entreprise et respectons les droits de protection des tiers.

Les informations confidentielles et les secrets commerciaux sont protégés contre l’accès par des tiers. Ceci s’applique également aux informations qui nous sont confiées par des clients ou des fournisseurs. Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger les informations afin d’empêcher leur utilisation ou leur divulgation non autorisée.

Cela signifie que chaque employé doit :

• traiter les informations et les données avec soin, en veillant notamment à ce qu’elles soient stockées, utilisées et protégées contre tout accès non autorisé ou toute perte ;
• respecter toutes les réglementations relatives à l’utilisation et à la sécurisation des équipements informatiques, des supports de stockage de données électroniques et à la protection des informations enregistrées par ailleurs ;
• utiliser uniquement les informations auxquelles ils ont accès et auxquelles ils sont autorisés à accéder ;
• ne pas accéder, utiliser, stocker ou partager des informations confidentielles sans autorisation appropriée ;
• demander à son supérieur s’il n’est pas sûr de pouvoir partager ou utiliser l’information en question.

Lorsque des contrats sont conclus avec des clients ou des fournisseurs en vertu desquels de telles informations seront obtenues ou transmises, il convient de veiller à ce que des mesures adéquates soient mises en place pour les protéger.

PROTECTION DE L’ENVIRONNEMENT

La protection de l’environnement est d’une importance vitale pour nous, c’est pourquoi nous nous efforçons d’utiliser les matériaux de la manière la plus efficace possible et de mener nos activités dans le respect de l’environnement dans tous les domaines de nos opérations.

Le code d’éthique d’Orplast est entré en vigueur le 16 janvier 2019.